Se você tem uma empresa, temos certeza de que já passou pela sua cabeça como melhorar o fluxo dos processos, não é? Para isso, temos uma solução: os documentos inteligentes!
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é responsável por digitalizar os documentos e disponibilizar os acessos online, convertendo os seus arquivos físicos em documentos digitais guardados em uma nuvem.
Já contamos um pouco sobre computação na nuvem por aqui no nosso blog. Ela basicamente consiste no armazenamento compartilhado e virtual de dados, no qual pessoas de diferentes espaços físicos podem acessá-los a qualquer momento. Por conta desse armazenamento, ela tem sido uma boa escolha para quem deseja otimizar e trazer mais segurança para dados e informações empresariais.
Com esse sistema, é possível aprimorar e alterar os fluxos que ocorrem dentro da sua equipe, entendendo as dores dos colaboradores e melhorando os processos para uma gestão mais inteligente.
Mas, para que tudo isso ocorra da melhor maneira, você precisa entender algumas formas de utilizar os documentos digitais para melhorar os fluxos dos processos. Vamos lá!
Organize e planeje
Como um primeiro passo para melhorar a sua gestão, é muito importante conhecer todos os caminhos da sua empresa, desde a obtenção da matéria-prima até a entrega do produto final, por exemplo.
Com isso, perceber o que é necessário para estimular ao máximo a sua equipe para uma entrega de qualidade, entendendo os gargalos e identificando pontos de melhoria.
Para isso, os documentos inteligentes podem te ajudar com uma melhor visualização durante todas essas etapas, já que você terá em mãos o que será necessário para o seu planejamento. Acessando de qualquer lugar a qualquer hora, é possível criar panoramas a partir de informações disponibilizadas em tempo real.
Além disso, essa organização também ajuda quando o assunto é personalização, porque você consegue nomear os documentos e estruturá-los da maneira que desejar para a sua equipe.
Não perca tempo com processos burocráticos
Além do espaço para a armazenagem, você também pode otimizar ainda mais o fluxo dos processos com a assinatura digital.
Isso fará com que o gestor responsável pelo setor, por exemplo, não precise passar um bom tempo para assinar arquivos físicos e os digitalizar, mas realizar tudo isso no ambiente virtual. Para você que não sabe, a assinatura eletrônica, se autenticada, tem o mesmo valor que a do papel, previsto pela legislação brasileira, então não precisa se preocupar.
Até porque, pense bem: essa também é uma maneira de reduzir falhas humanas!
Tenha a segurança na tela do seu computador
O receio do ambiente virtual ficou para trás com o nascimento da Gestão Eletrônica de Documentos.
Isso acontece porque a maioria das empresas especializadas no assunto garantem o uso da melhor tecnologia do mercado para armazenar os seus documentos.
Assim, você, além de conseguir guardar informações valiosas para a sua empresa, também monitora acessos e consegue ver todo o histórico para a proteção dos seus dados.
Dessa maneira, é possível entender o quão relevante pode ser o uso de tecnologia para melhorar a coordenação da sua equipe, não é?
Confira os conteúdos da Myndware e entenda mais sobre como melhorar os fluxos dos processos da sua empresa!